Comment changer de mutuelle d’entreprise ?
Votre mutuelle d'entreprise commence à vous coûter cher ? Vos salariés grognent face à des remboursements trop faibles ou des garanties qui ne correspondent plus à leurs attentes ? Pas de panique ! Changer de complémentaire santé collective est non seulement possible, mais souvent souhaitable. Voici pourquoi et comment procéder pour réussir ce changement sans stress ni mauvaise surprise.
Pourquoi changer de mutuelle d’entreprise ?
Changer de mutuelle d'entreprise n'est pas une décision anodine. Pourtant, plusieurs raisons peuvent rendre cette démarche pertinente, voire indispensable :
Des tarifs en hausse constante : Si les cotisations augmentent régulièrement sans justification claire, il est peut-être temps de comparer avec d'autres offres du marché.
Des garanties qui ne sont plus adaptées aux besoins : Avec le temps, les besoins en santé des salariés évoluent. Une mutuelle souscrite il y a plusieurs années ne correspond peut-être plus aux attentes actuelles (médecines douces, prise en charge optique ou dentaire renforcée, téléconsultation…).
Une insatisfaction générale des salariés : Si vos collaborateurs se plaignent régulièrement des remboursements ou des services proposés, c'est un signal clair qu'il faut envisager un changement.
Des évolutions règlementaires ou conventionnelles : Votre complémentaire santé doit respecter les règles légales et celles de votre convention collective. En cas d'évolution de ces règles, un changement peut s'imposer.
La croissance ou la transformation de l’entreprise : Une entreprise qui grandit voit ses besoins évoluer. Le contrat initialement souscrit peut ne plus convenir à une équipe plus nombreuse ou plus diversifiée en terme d’âge, de structure familiale ou de revenus.
Quelles sont les étapes pour changer efficacement votre mutuelle d'entreprise ?
Changer de mutuelle d'entreprise peut être un processus complexe, mais avec les bonnes étapes, vous pouvez réussir cette transition sans stress ni rupture de couverture. Voici comment procéder pour optimiser votre complémentaire santé collective :
1. Analysez les garanties actuelles et les besoins de vos collaborateurs
Avant tout changement, évaluez soigneusement les garanties offertes par votre contrat actuel. Identifiez les lacunes et les besoins réels de vos salariés. Organisez des réunions pour recueillir leurs avis et leurs attentes. C'est l'occasion de leur demander ce qu'ils aimeraient voir changer.
2. Recherchez et sélectionnez une nouvelle mutuelle
Comparez plusieurs offres de mutuelles collectives pour trouver celle qui correspond le mieux à vos besoins et à votre budget. Utilisez votre « réseau » professionnel pour savoir quels sont les assureurs dont vos homologues sont satisfaits. L’utilisation de sites de comparaison spécialisés peut également être une aide précieuse.
Dans tous les cas, demandez des propositions détaillées pour évaluer :
- Les niveaux de garanties proposés (hospitalisation, soins dentaires et optiques, médecines douces...)
- Les services associés (téléconsultation médicale, réseau de soins partenaires…)
- Les tarifs proposés et leur évolution dans le temps
- La qualité du service client (gestion des remboursements, rapidité du traitement des demandes...)
Gardez à l’esprit qu’un tarif attractif ne suffit pas si derrière le service client est défaillant ou si la gestion administrative est complexe.
En savoir plus : consulter nos fiches pratiques « Trouver sa Mutuelle d'Entreprise en ligne » et « Choisir une complémentaire santé d'entreprise : les pièges à éviter »
3. Déterminez la procédure de mise en place du nouveau contrat et informez vos salariés.
Comme lors de son instauration, la modification du régime frais de santé, peut se faire selon 3 possibilités :
- suivre l’accord collectif ou l’accord de branche s’il y en a un ;
- négocier le changement de mutuelle entreprise avec les membres du CSE (accord d’entreprise) ;
- modifier la complémentaire santé collective dans votre DUE (décision unilatérale de l’employeur).
Dans le cas d’une DUE (Décision Unilatérale de l’Entreprise), vous devez la dénoncer dans un délai de 3 mois et en rédiger une nouvelle. Celle-ci doit bien mentionner :
- le niveau des garanties de la nouvelle mutuelle entreprise ;
- le tableau des cotisations ;
- la date d’effet de la nouvelle mutuelle ;
- les cas de dispense d’affiliation.
Pensez à informer officiellement vos salariés et leurs représentants de tout changement lié à la mutuelle d’entreprise. Cela doit se faire au moyen d’un courrier écrit à destination de chacun d’eux. À défaut, votre entreprise pourrait être sanctionnée par l’URSSAF lors d’un contrôle.
4. Souscrivez votre nouvelle mutuelle d’entreprise
Vérifiez que les termes du contrat correspondent bien à ce qui vous a été annoncé, en termes de garanties et tarifs mais également de services associés.
Votre nouvel assureur dispose probablement d’outils et processus pour vous aider dans l’affiliation de vos salariés au contrat : n’hésitez pas à le mettre à contribution.
5. Résiliez ou faites résilier votre ancien contrat dans les règles
Depuis la mise en place de la résiliation infra-annuelle, vous pouvez résilier votre contrat collectif après un an d'engagement sans attendre sa date anniversaire. La résiliation prendra effet 30 jours après la date de réception de la résiliation.
Pour effectuer cette résiliation, deux possibilités :
- Le faire vous-même : envoyez dans cas votre demande de résiliation à votre assureur actuel par lettre recommandée avec accusé de réception.
- Demander à votre nouvel assureur de le faire : avantage, cela vous dégage d’une tâche administrative et vous assure que les deux assureurs vont s’entendre pour qu’il y ait une parfaite continuité de couverture entre les deux contrats. Bien sûr, il vous faudra donner mandat à votre nouvel assureur pour ce faire. Si vous choisissez cette solution, vous devez d’abord souscrire votre nouveau contrat avant de résilier le précédent.
6. Mettez en place le nouveau contrat
Lors de la signature du contrat, votre nouvelle mutuelle doit obligatoirement vous remettre une notice pour informer vos collaborateurs des garanties et du fonctionnement de la mutuelle. La diffusion de cette notice auprès de chaque collaborateur est de la responsabilité de l’entreprise et il est conseillé de tenir un registre signé de cette diffusion.
Chacun de vos collaborateurs va ensuite devoir s’affilier au nouveau contrat, choisir entre différentes options si votre contrat en prévoit et fournir à votre nouvelle mutuelle un certain nombre de documents (carte d’identité, attestation de droits, RIB…) pour lui et ses éventuels ayants droit. Toute chose qui ne se font généralement pas en 24h.
Et à réception de ces documents, la nouvelle mutuelle va devoir saisir chaque affiliation dans son système d’information et adresser à chacun de vos collaborateurs leur nouvelle carte d’adhérents… ce qui là aussi peut nécessiter un peu de temps.
C’est pourquoi il est important de donner un délai raisonnable entre la signature du contrat et la date effective de début des garanties.
En synthèse, pour une transition en douceur :
- Planification précoce : Commencez les démarches bien avant la fin du contrat actuel pour éviter toute interruption de service.
- Transparence avec les salariés : Communiquez clairement sur les raisons du changement et les avantages du nouveau contrat.
- Suivi administratif : assurez-vous que tous les documents nécessaires sont bien en ordre pour éviter tout problème administratif.
En suivant ces étapes et en respectant les obligations légales, vous pouvez assurer une transition en douceur et profiter d'une complémentaire santé plus avantageuse pour votre entreprise.